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Le règlement intérieur

But et composition du REF-Union

Le présent règlement intérieur complète les statuts et en définit les
conditions d’application.

Il peut, sur proposition du conseil d’administration, être modifié par
un vote à majorité simple d’une assemblée générale.

Le conseil d’administration, ou le bureau exécutif sur sa demande, sont
seuls habilités à traiter toutes les questions non prévues au présent
règlement intérieur jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Préambule
Le REF-Union est :

l’unique représentant des radioamateurs français reconnu par l’Union
internationale des radioamateurs, IARU, en tant que section française de
l’IARU ;
une union reconnue d’utilité publique, donnant ainsi la même
reconnaissance d’utilité publique à l’ensemble de ses membres et
associés, lesquels pourront s’en prévaloir ;
une union agréée par les ministères cités dans ledit préambule et par
les autres ministères dont l’agrément pourrait être nécessaire.
Article 1 - Objet, généralités et organisation
1.1 - Associations, fédérations et unions

Les associations, fédérations et unions de radioamateurs regroupées dans
le REF-Union peuvent avoir un caractère :

national, lorsqu’elles sont composées de membres répartis dans toute la
France, regroupés par affinité technique, socioprofessionnelle ou liée à
un handicap ;
régional, lorsqu’elles sont composées de membres domiciliés dans une
même région ou une même zone administrative ;
départemental, lorsqu’elles sont composées de membres domiciliés dans un
même département ou, si la situation géographique le nécessite, dans une
fraction de département ou dans un regroupement de tout ou partie de
plusieurs départements.
1.2 - Personnes physiques

Les personnes physiques, adhérentes du REF-Union, peuvent être :

des radioamateurs, titulaires d’un certificat d’opérateur, d’une licence
et d’un indicatif de radioamateur, délivrés par l’administration ;
des écouteurs des bandes radioamateurs ;
des personnes s’intéressant aux activités radioamateurs en vue de
devenir radioamateurs et qui s’engagent à en respecter les règles.
Ces règles sont contenues dans la charte des radioamateurs qui constitue
un document annexé au présent règlement intérieur.

1.3 - Organisation du REF-Union

1.3.1 - Fédérations régionales ou de zone

Le REF-Union est organisé en 21 régions métropolitaines qui sont les
régions administratives de la République française et en 3 zones de
regroupement des départements, territoires et collectivités
territoriales hors-métropole, dont les limites géographiques et la
composition sont données en annexe.

Chacune des 21 régions métropolitaines est organisée sous forme d’une
fédération régionale et chacune des 3 zones de regroupement
hors-métropole sous forme d’une fédération de zone hors-métropole.

Ces fédérations régionales et de zone sont dotées de statuts conformes à
la loi de 1901 (ou, en Alsace-Moselle, à loi citée à l’article 1 des
statuts) et agréées par le conseil d’administration du REF-Union.

Leurs liens avec le REF-Union sont définis par une convention.

Elles sont placées sous la responsabilité d’un président et d’un
vice-président, élus par l’assemblée générale régionale ou de zone, qui
deviennent, s’ils sont ensuite élus par l’assemblée générale du
REF-Union, respectivement délégué régional du REF-Union et suppléant ou
délégué hors métropole du REF-Union et suppléant.

Leur mode d’élection est défini à l’article 5 du présent règlement
intérieur.

1.3.2 - Établissements départementaux

Chacune de ces fédérations régionales ou de zone est composée d’un
nombre d’établissements départementaux du REF-Union correspondant au
nombre de départements constituant la région ou la zone hors-métropole.

Les limites d’un établissement départemental correspondent aux limites
d’un département ou, si la situation géographique le nécessite, aux
limites d’une fraction de département ou aux limites d’un regroupement
de tout ou partie de plusieurs départements.

Les liens d’un établissement départemental avec le REF-Union sont
définis par une convention en accord avec la fédération régionale ou de
zone.

Il est placé sous la responsabilité de son président, également délégué
départemental du REF-Union.

Les radio-clubs, exerçant leur activité dans le département, peuvent
être également rattachés à l’établissement départemental.

1.3.3 - Les associés du REF-Union

Les associations, fédérations et unions nationales à caractère technique
ou spécifique associées au REF-Union lui sont rattachées par une
convention.

Elles ont en charge la commission correspondant à leur spécificité.

1.4 - Lieu d’exercice

L’administration et les activités principales du REF-Union s’exercent :

à la Maison des radioamateurs où est situé son siège social,
en toute autre implantation et dans tout autre lieu que peut fixer le
conseil d’administration.
1.5 - Calendrier d’exercice

L’exercice social et financier s’étend du 1er janvier au 31 décembre de
chaque année.

Article 2 - Moyens
Le REF-Union dispose de moyens mis en oeuvre pour son propre
fonctionnement, pour animer un certain nombre de services et pour
fournir un certain nombre de prestations au profit de radioamateurs et
au profit de ses membres. Ces moyens sont :

2.1 - les moyens nécessaires à son propre fonctionnement

a) moyens centralisés au siège social, tels que les locaux, les salles
de réunion, les moyens informatiques, les stations radioélectriques et
leurs équipements annexes, les moyens de reprographie, les moyens de
photocomposition (liste non exhaustive) ;

b) moyens décentralisés mis à la disposition de certains responsables,
tels que les télécopieurs, les moyens informatiques (liste non exhaustive).

2.2 - les moyens mis à la disposition des adhérents du REF-Union

a) moyens de droit pour tout adhérent du REF-Union ayant acquitté sa
cotisation, tels que le service QSL, l’assistance juridique concernant
l’activité radioamateur en général (liste non exhaustive) ;

b) moyens complémentaires accessibles à tout adhérent du REF-Union,
après paiement d’une participation, tels que la revue périodique, les
fournitures de documents, livres et accessoires destinés à l’activité
radioamateur (liste non exhaustive) ;

c) moyens supportés économiquement par le REF-Union tels que la
représentation auprès des autorités ou des organismes nationaux et
internationaux, la réalisation et la diffusion de bulletins
d’information (liste non exhaustive) ;

d) moyens fournis contre une participation financière tels que les
services fournis par serveurs télématiques, l’édition de la nomenclature
des radioamateurs français (liste non exhaustive).

2.3 - les moyens mis à la disposition des membres du REF-Union et des
associés après accord du conseil d’administration du REF-Union

a) moyens administratifs tels que fourniture de listes d’adhérents,
fourniture d’étiquettes postales, reprographie à la demande (liste non
exhaustive) ;

b) moyens techniques tels que prêt de matériels spécifiques à certaines
activités, prêt de balises ARDF (liste non exhaustive) ;

c) aide financière pour la réalisation de projets départementaux,
régionaux, nationaux, sur proposition des commissions compétentes.

Les établissements départementaux et les fédérations régionales et de
zone du REF-Union disposent d’un budget de fonctionnement qui leur est
attribué par le REF-Union dans des conditions définies à l’article 3.

Les unions, fédérations et associations associées du REF-Union disposent
d’un budget de fonctionnement qui leur est attribué par le conseil
d’administration du REF-Union.

Article 3 - Adhésions, contributions, cotisations, abonnements
3.1 - Adhésion d’un établissement départemental

3.1.1 - Candidature à la fonction d’établissement départemental

Toute fédération ou association (qui peut être un radio-club)
départementale de radioamateurs postulant à la fonction d’établissement
départemental du REF-Union doit adresser au siège social du REF-Union un
dossier de candidature.

Ce dossier comprendra :

une lettre de candidature formalisant la demande et précisant
l’établissement départemental souhaité,
une fiche descriptive de la fédération ou de l’association candidate,
une liste des adhérents du REF-Union qui en font déjà partie,
les statuts actuels du candidat et les projets de modifications ou de
nouveaux statuts faisant expressément référence au REF-Union.
Ce dossier sera soumis à l’avis de la fédération régionale ou de zone et
du conseil d’administration du REF-Union, en vue de son agrément
provisoire, la décision finale d’acceptation de l’adhésion ne pouvant
être prononcée qu’après création de l’établissement départemental
correspondant.

La candidature, ainsi provisoirement agréée, sera portée à la
connaissance de l’ensemble des adhérents du REF-Union du département
concerné par les soins du siège social du REF-Union.

3.1.2 - Création d’un établissement départemental

Pendant une période d’un mois, tout adhérent du REF-Union du département
concerné pourra donner son avis sur cette candidature (agréée
provisoirement) au délégué régional ou de zone du REF-Union ou, à
défaut, au siège social.

En cas de désaccord local important, le délégué régional ou de zone ou,
à défaut, un administrateur désigné par le conseil d’administration du
REF-Union convoquera une réunion de conciliation des adhérents du
REF-Union du département concerné, en vue de trouver une solution
acceptable par une majorité.

Au vu du dossier final et du compte rendu de la réunion de conciliation
éventuelle, le conseil d’administration du REF-Union décidera
l’ouverture provisoire de l’établissement départemental dont la création
deviendra définitive lorsque les statuts correspondants auront été
agréés par le conseil d’administration du REF-Union et lorsque la
convention avec le REF-Union aura été signée par les deux parties.

3.2- Adhésion d’adhérents

Toute personne physique définie à l’article 1.2 du présent règlement
intérieur désirant être adhérent du REF-Union doit adresser un bulletin
d’adhésion dûment rempli au siège social du REF-Union.

Ce bulletin sera ensuite transmis au délégué régional ou de zone et au
délégué départemental du REF-Union concernés, en vue de la prise en
charge locale du nouvel adhérent par l’établissement départemental de
rattachement.

Le conseil d’administration du REF-Union se réserve le droit de ne pas
donner suite à une demande d’adhésion.

Toute demande émanant d’un mineur doit être contresignée par son
représentant légal.

Les adhésions sont prises en compte pour une année calendaire complète
commençant le 1er3.3- Adhésion d’un associé

Toute union, fédération ou association (pouvant être un Radio-club) de
radioamateurs d’implantation nationale à caractère technique ou
spécifique désirant s’associer au REF-Union doit adresser au siège
social du REF-Union un dossier de candidature.

Ce dossier comprendra :

une lettre de candidature formalisant la demande d’association au
REF-Union ;
une fiche descriptive de l’union, la fédération ou l’association
candidate ;
une liste des adhérents du REF-Union qui en font déjà partie ;
les statuts actuels du candidat et les projets de modifications ou de
nouveaux statuts faisant expressément référence au REF-Union.
Ce dossier sera soumis à l’avis du conseil d’administration du REF-Union.

En cas d’avis favorable, une convention avec le REF-Union, définissant
les éventuelles responsabilités techniques, spécifiques ou de commission
qui lui seront confiées, sera établie et signée par le président du
REF-Union et le président de l’union, la fédération ou l’association
nationale candidate.

3.4 - Contributions

La contribution due au REF-Union par les établissements départementaux
est incluse dans la cotisation des adhérents du REF-Union.

En contrepartie et dans le même esprit, le REF-Union fournit aux
fédérations régionales et de zone et aux établissements départementaux
une participation financière pour leur part dans la gestion des
adhérents du REF-Union, la promotion et l’animation du radioamateurisme.

Le REF-Union fournit également les moyens définis à l’article 2 du
présent règlement intérieur.

3.5 - Cotisations

Tout adhérent du REF-Union est tenu de verser, avant la fin du premier
mois de l’année calendaire en cours, une cotisation auprès du siège
social du REF-Union.

Cette cotisation lui donne droit à un tarif préférentiel de l’abonnement
à la revue périodique officielle du REF-Union et à des services qui sont
définis à l’article 2 du présent règlement intérieur.

3.6 - Montant des cotisations, des participations et des abonnements

Les montants des contributions, des cotisations, des participations et
des abonnements à la revue périodique du REF-Union sont fixés
annuellement par l’assemblée générale du REF-Union sur proposition de
son conseil d’administration.

Les cotisations payées par des adhérents qui, par la suite, quitteraient
le REF-Union en cours d’année calendaire restent acquises au REF-Union.
Par contre, l’abonnement, s’il existe, est servi, sauf demande contraire
de l’intéressé, jusqu’au dernier numéro de l’année calendaire en cours.

Article 4 - Perte de la qualité d’établissement départemental d’adhérent
ou d’associé
4.1 - Perte de la qualité d’établissement départemental ou d’associé

a) par démission

L’établissement départemental démissionnaire fait connaÎtre son
intention au conseil d’administration du REF-Union par lettre
recommandée adressée au siège social du REF-Union.

Après avoir recueilli l’avis du délégué régional ou de zone concerné, le
conseil d’administration du REF-Union se prononce sur la démission
demandée. La même procédure est appliquée en cas de démission d’un
associé (union, fédération ou association nationale) du REF-Union.

b) par radiation

La procédure de radiation comprend :

le constat explicite du motif grave de radiation ou du non respect de la
convention en vigueur, par lettre ou rapport envoyé en recommandé au
siège social du REF-Union ;
l’étude contradictoire de ce constat par la commission
distinctions/sanctions du REF-Union, avec le recueil obligatoire des
explications des responsables en cause ;
la saisine du conseil d’administration du REF-Union par l’inscription du
sujet à l’ordre du jour de sa prochaine réunion et l’envoi du dossier
correspondant (constat et étude contradictoire) à chaque administrateur
du REF-Union dans un délai suffisant ;
la délibération et la décision du conseil d’administration du REF-Union,
après y avoir entendu les explications des responsables de
l’établissement départemental objet de la procédure de radiation.
Le constat peut être formulé par :

20 % des adhérents du REF-Union appartenant à l’établissement
départemental concerné,
tout administrateur du REF-Union,
le directeur du siège social du REF-Union en ce qui concerne
l’application de la convention.
4.2 - Perte de la qualité d’adhérent

a) par démission

L’adhérent démissionnaire fait connaÎtre sa démission par lettre
adressée au siège social du REF-Union.

b) par radiation pour refus de paiement de la cotisation

L’adhérent qui n’a pas payé sa cotisation dans les délais reçoit de la
part du siège social du REF-Union un avis de rappel. Au 31 mars de
l’année en cours, l’adhérent qui n’a toujours pas payé sa cotisation est
considéré comme démissionnaire et cette démission est notifiée au
président de l’établissement départemental correspondant.

c) par radiation pour motif grave

La procédure de radiation comprend :

le constat explicite du motif grave de radiation, par lettre ou rapport
envoyé au siège social du REF-Union ;
l’étude contradictoire de ce constat par la commission
distinctions/sanctions du REF-Union, avec le recueil obligatoire des
explications de l’intéressé ;
la saisine du conseil d’administration du REF-Union par l’inscription du
sujet à l’ordre du jour de sa prochaine réunion et l’envoi du dossier
correspondant (constat et étude contradictoire) à chaque administrateur
du REF-Union dans un délai suffisant ;
la délibération et la décision du conseil d’administration du REF-Union,
après y avoir entendu les explications de l’intéressé.
La demande de radiation est instruite et présentée par le délégué
régional ou de zone du REF-Union concerné, ce qui implique que toutes
les possibilités préalables de conciliation aient été épuisées.

Le président de l’établissement départemental concerné, ou à défaut tout
administrateur du REF-Union, assiste l’adhérent durant toute la
procédure de radiation.

Administration

Article 5 - Conseil d’administration
5.1 - Composition

Elle est définie à l’article 6 des statuts.

5.2 - DRU et DHMU, titulaires et suppléants

Les candidats à ces postes de titulaires ou de suppléants devront
préalablement être élus en tant que tels par leurs assemblées générales
dans les conditions ci-après.

5.2.1 - Liste des candidatures

À tout moment en cas de remplacement d’un DRU, DHMU titulaire ou
suppléant, et quatre mois au moins avant la date de l’assemblée générale
du REF-Union en cas d’expiration d’un mandat de DRU ou de DHMU, les
établissements départementaux constituant une fédération régionale ou de
zone établissent la liste de ceux de leurs membres adhérents du
REF-Union qui sont candidats à l’un de ces postes et la formalisent de
la manière suivante :

un dossier donnant, par candidat, les renseignements d’état civil
habituels (nom, prénom, date de naissance, adresse), l’indicatif
éventuel de radioamateur et sa date d’obtention, le numéro et la date
d’adhésion au REF-Union, et/ou au REF qui l’a précédé, l’état de ses
activités dans le domaine du radioamateurisme (postes électifs et
bénévoles occupés, réalisations personnelles effectuées, récompenses
reçues), ainsi que toutes indications utiles, est établi par
l’établissement départemental ;
ce dossier est transmis par le responsable de l’établissement
départemental au responsable de la fédération régionale ou de zone, ou à
défaut au président du REF-Union, accompagné de leurs avis.
5.2.2 - Conditions d’éligibilité

Pour être éligibles, les candidats devront avoir adhéré au REF-Union,
depuis au moins trois ans sans interruption à la date de l’assemblée
générale du REF-Union, être à jour de leur cotisation au REF-Union, être
affiliés à la fédération ou à l’association départementale
correspondante, être en règle avec leurs obligations de service
national, jouir de leurs droits civils, ne pas posséder de capitaux dans
une entreprise de presse (ou toute autre entreprise) ayant trait au
matériel radioélectrique et/ou à sa distribution, ni la diriger.

Les adhérents exerçant une fonction de direction ayant pour objet
l’étude, la fabrication, l’exploitation ou la vente de matériel
radioélectrique ne pourront faire acte de candidature que s’ils sont
adhérents au REF-Union depuis au moins dix ans à la date de l’assemblée
générale du REF-Union.

5.2.3 - Assemblée générale régionale ou de zone

Le président de la fédération régionale ou de zone sortant ou, en cas de
carence, le président du REF-Union convoquera dans un délai d’un mois
une assemblée générale régionale ou de zone qui devra se tenir au moins
deux mois avant l’assemblée générale du REF-Union afin d’élire les
président et vice-président de la fédération régionale ou de zone et les
candidats aux postes d’administrateur titulaire et suppléant (qui
peuvent éventuellement être le président et le vice-président de la
fédération régionale ou de zone). Cette assemblée régionale ou de zone
sera présidée par le responsable de la fédération régionale ou de zone
ou, en cas de carence, par un membre du conseil d’administration du
REF-Union désigné par ce conseil.

L’assemblée générale régionale ou de zone est constituée par les membres
du conseil d’administration de chaque fédération ou association
départementale de la région ou de la zone considérée. Les électeurs du
président et du vice-président de la fédération régionale ou de zone et
des candidats aux postes d’administrateur titulaire et suppléant sont 6
membres, au maximum, du conseil d’administration de chaque fédération ou
association départementale de la région ou de la zone considérée. Ces
électeurs doivent être adhérents du REF-Union.

Un mois au moins avant la date de l’assemblée générale régionale ou de
zone, le responsable de la fédération régionale ou de zone adressera à
chaque fédération ou association départementale concernée une
convocation à cette assemblée générale régionale ou de zone.

Cette convocation comportera les date, lieu et heure de cette assemblée
générale, son ordre du jour, la liste des candidatures aux postes de
président et vice-président et aux fonctions d’administrateur titulaire
et suppléant, les modèles de pouvoir ainsi que tout autre document jugé
nécessaire pour l’examen des questions à l’ordre du jour.

Il sera établi, à la suite du dépouillement, une liste des candidats
président, une liste des candidats vice-président, une liste des
candidats administrateur titulaire et une liste des candidats
administrateur suppléant, classées par ordre décroissant de voix
recueillies. En cas d’égalité de voix entre deux candidats pour un même
poste, sera classé premier celui dont le nombre d’années de cotisation
au REF-Union, et/ou au REF qui l’a précédé, sera le plus important.

Les premiers de chaque liste seront élus respectivement président et
vice-président de la fédération régionale ou de zone et candidats aux
postes d’administrateur titulaire et suppléant. Ces deux derniers seront
les candidats présentés par la fédération régionale ou de zone à
l’élection aux postes de DRU ou DHMU respectivement titulaire et
suppléant par l’assemblée générale du REF-Union.

Leurs noms seront communiqués au président du REF-Union dans la semaine
qui suivra l’élection régionale ou de zone.

Les dispositions de cet article constitueront une partie des statuts de
la fédération régionale ou de zone

5.3 - DNU, titulaires et suppléants

Les candidatures pour ces postes d’administrateurs sont recueillies dans
le cadre du REF-Union dans les mêmes conditions (liste des candidatures,
conditions d’éligibilité) que les candidatures pour les postes de DRU ou
DHMU et sont transmises par les responsables régionaux, avec leurs avis
motivés, au président du REF-Union.

D’autre part, les candidats à un poste d’administrateur titulaire ou
suppléant DNU doivent, au moins quatre mois avant la date de l’assemblée
générale du REF-Union, adresser au président du REF-Union, par courrier
recommandé, un dossier de candidature accompagné des mêmes éléments que
ceux définis pour les DRU et DHMU.

Le conseil d’administration du REF-Union choisit à partir de ces
candidatures, et sans être tenu de faire connaÎtre les raisons de ses
choix, les candidats DNU titulaires et les candidats DNU suppléants qui
seront présentés à l’élection lors de l’assemblée générale du REF-Union.

5.4 - Vacance de poste

Lors d’une vacance, c’est-à-dire d’une période pendant laquelle un des
27 postes d’administrateur se trouve sans titulaire parce que non pourvu
faute de candidat titulaire et qu’il n’y a pas de suppléant, le conseil
d’administration du REF-Union peut, s’il l’estime indispensable et à
titre exceptionnel, désigner par cooptation un administrateur titulaire
provisoire dont le mandat prendra fin à la prochaine assemblée générale
du REF-Union.

Un tel administrateur coopté ne pourra pas postuler à un poste du bureau
exécutif.

Une élection à un poste de suppléant ne peut être valable s’il n’y a pas
simultanément élection du titulaire correspondant.

5.5 - Renouvellement des administrateurs

Le conseil d’administration du REF-Union est renouvelable par tiers
tournant suivant un calendrier donné en annexe.

5.6 - Perte de qualité d’administrateur

La qualité d’administrateur peut être retirée à un DRU, DHMU ou DNU en
cas de perte de qualité d’adhérent du REF-Union par démission ou
radiation, conformément à l’article 4 des statuts et à l’article 4 du
présent règlement intérieur. Il est alors remplacé par son suppléant.

La qualité d’administrateur peut être retirée à un DRU, DHMU ou DNU par
l’assemblée générale du REF-Union en cas de suspension prononcée par le
conseil d’administration du REF-Union pour faute grave dans l’exercice
de ses fonctions.

Article 6 - Réunions du conseil d’administration
6.1 - Attributions

Le conseil d’administration du REF-Union dispose de tous les pouvoirs
nécessaires pour administrer le REF-Union et définir sa politique à
court terme et à long terme dans tous les domaines à l’exception de ceux
réservés à l’assemblée générale du REF-Union.

Il détient ses pouvoirs de cette assemblée générale à laquelle il doit
rendre compte annuellement. Il est responsable devant cette assemblée de
la réalisation des décisions prises par cette dernière.

Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs, pour des durées et des
travaux déterminés, à son bureau exécutif, lequel devra lui rendre
compte et faire approuver les décisions qu’il aura prises, lors des
réunions dudit conseil.

6.2 - Fonctionnement

Le conseil se réunit sur convocation envoyée à tous ses membres au moins
deux semaines avant la date de la réunion, accompagnée de l’ordre du
jour et de tous les documents nécessaires à son bon déroulement.

L’ordre du jour est établi par le président du REF-Union sur proposition
du secrétaire du conseil d’administration.

Les délibérations du conseil d’administration sont privées.

Toutefois, le président, avec l’accord du conseil, peut inviter toute
personne de son choix dont la présence est nécessaire pour l’examen d’un
point précis de l’ordre du jour.

Tous les membres du conseil d’administration sont tenus de participer à
ces réunions, sauf empêchement exceptionnel dûment justifié.

Seul chacun des trois membres du conseil délégués hors-métropole du
REF-Union peut, compte tenu de l’éloignement de sa résidence, établir
une procuration écrite spéciale en faveur d’un délégué régional du
REF-Union.

Le directeur du siège social du REF-Union participe à chaque réunion du
conseil d’administration avec voix consultative. Les anciens présidents
du REF-Union peuvent y siéger avec voix consultative. Toutefois, à la
demande d’un seul administrateur, le conseil pourra décider à la
majorité de ses membres présents et représentés de siéger à huis clos.

Lors des délibérations du conseil d’administration, chaque
administrateur titulaire présent dispose d’une voix, chaque
administrateur suppléant présent remplaçant l’administrateur titulaire
correspondant absent dispose d’une voix validée par pouvoir écrit ou
autrement formalisé pour la séance concernée, chaque administrateur
présent disposant d’une procuration spéciale d’un administrateur délégué
hors-métropole dispose d’une voix supplémentaire. En cas d’égalité de
voix lors d’un vote, la voix du président est prépondérante.

Le vote par correspondance n’est pas admis au conseil d’administration.

Les votes ont lieu à main levée ou à bulletin secret.

Le vote à bulletin secret est obligatoire pour l’élection des membres du
bureau et chaque fois qu’un administrateur le demande.

6.3 - Procès-verbaux de séance

Le secrétaire du conseil d’administration est chargé de rédiger les
procès-verbaux des délibérations de chacune des réunions. En cas
d’absence, il est procédé, en début de séance, à la désignation d’un
secrétaire de séance.

Le projet de procès-verbal, rédigé à l’issue de chaque séance, doit être
soumis dans les meilleurs délais à l’approbation et à la signature du
président. Le procès-verbal approuvé est ensuite envoyé à chaque
administrateur titulaire et à chaque administrateur suppléant, diffusé
aux destinataires concernés et archivé conformément aux statuts.

Article 7 - Remboursement de frais
Il est prévu de rembourser certains frais de fonctionnement et de
déplacement engagés par les administrateurs et les responsables de
commissions et services du REF-Union.

7.1 - Principes

a) Les dépenses correspondantes doivent être prévues annuellement et
inscrites au budget du REF-Union.

b) En outre, une autorisation préalable d’engagement de dépense est
nécessaire avant tout engagement de dépense effectif. Cette autorisation
peut prendre, par exemple, la forme d’un ordre de mission ou d’une
convocation :

les ordres de mission sont signés par le président du REF-Union,
les convocations aux réunions du bureau exécutif et du conseil
d’administration sont rédigées par le secrétaire du conseil
d’administration du REF-Union,
les convocations aux autres réunions sont rédigées par les responsables
des commissions et services concernés.
c) Toute dépense non inscrite au budget doit donner lieu à
l’établissement d’une autorisation préalable particulière d’engagement
de dépense proposée au minimum et conjointement par le trésorier du
REF-Union pour la détermination du financement de cette dépense et par
le président ou le vice-président du REF-Union pour en apprécier
l’opportunité. Cette autorisation particulière d’engagement de dépense
est délivrée par le conseil d’administration du REF-Union.

7.2 - Remboursement

a) Tout remboursement de frais est nominatif et conforme aux prévisions
de l’engagement de dépense correspondant.

b) Les justificatifs sont exigés avant tout remboursement de frais.

c) Les frais de déplacement sont remboursés forfaitairement selon un
barème établi par le conseil d’administration du REF-Union, que ce soit
pour un déplacement en France ou pour une représentation du REF-Union à
l’étranger.

Ces frais comprennent les frais de déplacement proprement dits (route ou
voie ferrée), les frais d’hébergement et les frais de repas.

Tout déplacement en avion doit faire l’objet d’une approbation du
conseil d’administration du REF-Union.

Article 8 - Bureau exécutif
8.1 - Constitution

Le bureau exécutif est élu conformément à l’article 5 des statuts du
REF-Union lors de la réunion de son conseil d’administration qui suit
immédiatement l’assemblée générale annuelle. Cette réunion est présidée
par le président sortant jusqu’à l’élection du nouveau président qui en
prend alors la responsabilité.

L’élection du nouveau bureau exécutif se déroule avec la participation
des seuls administrateurs en poste après l’assemblée générale, à huis
clos, et le vote s’effectue obligatoirement à bulletin secret.

Après que les candidats à chacun des postes à pourvoir se soient fait
connaÎtre, il est procédé à l’élection du président, du vice-président,
du secrétaire, du trésorier et de deux autres membres du bureau exécutif
dont les responsabilités sont alors définies conformément à l’article
9.5 du présent règlement intérieur.

8.2 - Attributions

Le bureau exécutif du conseil d’administration du REF-Union est l’organe
chargé d’assurer la permanence et la continuité de toutes les actions
nécessaires en vue d’appliquer la politique définie par l’assemblée
générale du REF-Union et de mettre en application les décisions prises
par le conseil d’administration dans le cadre de ses attributions.

En cas de nécessité ou d’urgence, le bureau exécutif prend toutes les
décisions qui peuvent s’avérer nécessaires pour faire face à toute
situation, jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration du
REF-Union auquel il devra rendre compte.

Le bureau exécutif est également chargé de préparer les décisions du
conseil d’administration sur toute question dont ce dernier a la charge.

Il est responsable devant le conseil d’administration de toutes les
décisions qu’il est amené à prendre.

8.3 - Fonctionnement

Le bureau exécutif se réunit, sur convocation du président du REF-Union,
sous sa présidence ou sous celle du vice-président, chaque fois que
nécessaire et au minimum chaque mois où il n’y a pas de réunion du
conseil d’administration du REF-Union, à l’exception d’un mois en
période estivale.

L’ordre du jour est établi par le président du REF-Union sur proposition
du secrétaire du conseil d’administration et compte tenu des demandes
particulières des autres membres du bureau.

Il ne peut siéger valablement que si deux tiers au moins de ses membres
dont le président et/ou le vice-président sont présents.

Ses décisions sont prises à la majorité simple et, lors des
délibérations, chaque membre présent dispose d’une voix. En cas
d’égalité de voix, celle du président est prépondérante.

Le vote par correspondance ou par procuration n’est pas admis.

Le directeur du siège social assiste aux réunions du bureau exécutif
avec voix consultative.

Le bureau exécutif peut convoquer et entendre toute personne qu’il
jugera nécessaire lors de ses réunions.

8.4 - Procès-verbaux de séance

Le secrétaire du conseil d’administration est chargé de rédiger les
procès-verbaux des délibérations de chacune des réunions. En cas
d’absence, il est procédé, en début de séance, à la désignation d’un
secrétaire de séance.

Le projet de procès-verbal, rédigé à l’issue de chaque séance, doit être
soumis dans les meilleurs délais à l’approbation et à la signature du
président.

Le procès-verbal approuvé est ensuite envoyé à chaque administrateur
titulaire et à chaque administrateur suppléant, diffusé aux
destinataires concernés et archivé de la même façon que les
procès-verbaux des séances du conseil d’administration.

8.5 - Durée du mandat

Lorsqu’un membre du bureau exécutif est amené à quitter ses fonctions
avant la fin de son mandat, le conseil d’administration du REF-Union
procède immédiatement à son remplacement au moyen d’une élection parmi
ses membres conformément à l’article 5 des statuts.

Article 9 - Responsabilités des membres du bureau exécutif et délégations
9.1 - Le président

Le président représente et anime le REF-Union, officiellement et en
toutes circonstances.

Il veille au respect des statuts et des règlements et à l’application
des décisions des assemblées générales, du conseil d’administration et
du bureau exécutif du REF-Union.

Les attributions particulières suivantes sont dévolues au président :

il convoque et peut présider les assemblées générales ;
il convoque et préside les réunions du conseil d’administration et du
bureau exécutif ;
il signe conjointement avec le secrétaire du conseil d’administration
les procès-verbaux, les comptes rendus et les extraits de ces réunions ;
il préside de plein droit les réunions des diverses commissions ;
il représente le REF-Union en justice, dans tous les actes de la vie
civile et, en particulier, auprès de l’administration de tutelle ;
il est tenu informé régulièrement par le secrétaire du conseil
d’administration, par le directeur du siège social et par les
responsables des commissions du fonctionnement des services du siège
social et de l’avancement des travaux des commissions ;
il signe tous les actes et délibérations ;
il ordonnance les dépenses ;
il signe le courrier important ;
il signe les contrats d’engagement du personnel salarié et tous leurs
avenants, sur proposition du directeur du siège social ;
il est le directeur de la publication périodique du REF-Union,
effectuées par des installations de radioamateurs dont le REF-Union est
titulaire de l’indicatif et des autres moyens d’information issus du
siège social ;
il est responsable des finances du REF-Union ;
il prépare et présente à l’assemblée générale annuelle le rapport moral
du REF-Union ;
il peut, sous sa responsabilité et son contrôle, déléguer une partie de
ses attributions à des membres du conseil d’administration ou au
directeur du siège social, en spécifiant l’étendue et la durée de ses
délégations ;
il informe le bureau exécutif de ses délégations si elles sont
temporaires et en demande l’autorisation au conseil d’administration si
elles sont permanentes.
En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du président d’exercer son
mandat, il est normalement remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans
toutes ses fonctions, par le vice-président ou, en cas d’absence de ce
dernier, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil
d’administration.

En cas d’empêchement définitif du président d’exercer son mandat, ce
remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil
d’administration qui doit alors élire un nouveau président.

9.2 - Le vice-président

Le vice-président seconde le président dans toutes ses activités et le
remplace de plein droit dans tous les cas où ce dernier serait empêché
d’exercer son mandat et ce jusqu’à la prochaine réunion du conseil
d’administration qu’il doit convoquer dans les plus brefs délais.

Il participe de plein droit aux réunions de toutes les commissions.

Il peut, sur délégation, être chargé d’animer et de suivre plus
particulièrement certaines actions tant au plan national qu’au plan
international.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du vice-président d’exercer
son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses
fonctions, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil
d’administration.

En cas d’empêchement définitif du vice-président d’exercer son mandat,
ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil
d’administration qui doit alors élire un nouveau vice-président.

9.3 - Le secrétaire

Le secrétaire du conseil d’administration est également secrétaire du
bureau exécutif.

Il peut être secrétaire de l’assemblée générale.

Il veille à l’organisation et au bon fonctionnement des assemblées
générales, des réunions du conseil d’administration et du bureau exécutif.

Il en établit les convocations ; il en tient les feuilles de présence ;
il en organise matériellement tous les votes.

Il en rédige les procès-verbaux, les comptes rendus et les extraits et
les signe conjointement avec le président.

Il tient le registre réglementaire des comptes rendus et assure
l’exécution des formalités correspondantes.

Il est le conservateur des archives de l’assemblée générale, du conseil
d’administration et du bureau exécutif.

En cas de besoin, pour assister le secrétaire, un secrétaire adjoint
peut être désigné temporairement par le bureau exécutif, parmi ses membres.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du secrétaire d’exercer son
mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses
fonctions, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil
d’administration.

En cas d’empêchement définitif du secrétaire d’exercer son mandat, ce
remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil
d’administration qui doit alors élire un nouveau secrétaire.

9.4 - Le trésorier

Le trésorier est chargé des finances du REF-Union. Il en organise la
gestion en accord avec son conseil d’administration. Il est assisté dans
ses tâches par le directeur du siège social et le service de la
comptabilité.

Il reçoit délégation de signature du président pour signer les chèques
et les effets correspondant à l’application des décisions du conseil
d’administration.

Il est responsable :

de la préparation du budget annuel du REF-Union, de sa présentation au
conseil d’administration et à l’assemblée générale ;
de l’exécution du budget approuvé ;
de l’établissement du compte de résultat et du bilan annuel ;
de la présentation du rapport financier et des documents qui s’y
rapportent au conseil d’administration et à l’assemblée générale ;
de la gestion des biens du REF-Union conformément aux décisions prises
par le conseil d’administration ;
de la tenue des livres comptables ;
de la comptabilisation des recettes et des dépenses ;
de la réalisation de tous les documents et états comptables nécessaires
au REF-Union ;
du paiement des dépenses et des charges ;
de l’encaissement des recettes de toutes natures et, en particulier, du
recouvrement des abonnements et cotisations.
Il est consulté sur tous les projets susceptibles d’avoir une incidence
financière.

Il peut être secondé dans toutes ses tâches par un autre membre du
bureau exécutif à qui délégation de signature temporaire peut être
donnée en cas de besoin par le président selon délibération expresse du
conseil d’administration.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du trésorier d’exercer son
mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses
fonctions, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil
d’administration.

En cas d’empêchement définitif du trésorier d’exercer son mandat, ce
remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil
d’administration qui doit alors élire un nouveau trésorier.

9.5 - Autres responsabilités

Le bureau exécutif désigne parmi ses membres ou parmi les membres du
conseil d’administration ou parmi des responsables de haute compétence
du REF-Union et avec l’accord du conseil d’administration :

un responsable des relations internationales,
un responsable de la communication et de l’information,
un responsable de l’activité technique,
un responsable de l’activité trafic,
un rédacteur en chef de la revue périodique,
tout autre responsable qu’il jugera nécessaire.
Ces responsables auront pour mission d’animer, de coordonner, de
développer chacune de ces activités en dirigeant et contrôlant les
responsables de commissions et services correspondants pour le compte du
bureau exécutif à qui ils rendront compte.

9.6 - Cumul de responsabilités

Tout membre du bureau exécutif peut, en cas de nécessité, en absence
d’autre candidature et en raison de ses compétences, cumuler deux
fonctions différentes dans le bureau exécutif, sur décision du conseil
d’administration du REF-Union.

9.7 - Autres délégations

Les délégations de pouvoir ont été définies dans les paragraphes
précédents (9.1, 9.2, 9.3, 9.4 et 9.5).

Les délégations qui suivent concernent l’engagement des dépenses et le
paiement de ces dernières.

a) Engagement des dépenses du REF-Union

Le budget voté constitue l’autorisation annuelle des dépenses pour les
différents responsables du REF-Union chargés de son exécution, sauf
décision contraire expressément notifiée aux intéressés.

Dans la limite des sommes accordées et des missions confiées, ils
organisent leurs activités et en suivent les dépenses. Ils veillent en
particulier à ne pas décider un engagement de dépense non autorisé ou
dépassant le montant alloué.

En cas de report des activités prévues, ils en informent rapidement le
trésorier du REF-Union. De même, ils appliquent strictement ses
directives en cas de modification dans la répartition des dépenses
prévues par le REF-Union.

b) Le paiement des dépenses par le REF-Union

La facture doit toujours être adressée au siège social du REF-Union. La
commande, le bon de livraison, la facture et le compte rendu de «
service fait » lui permettent de libérer le paiement correspondant, si
aucune anomalie n’est décelée.

Le paiement est effectué par le siège social, sous la responsabilité du
trésorier du REF-Union qui fixe les modalités de son contrôle (à priori,
à posteriori, sur pièces, sur montant du titre de paiement, sur
certaines opérations particulières, par exemple).

Article 10 - Les commissions
10.1 - Définition

Les commissions sont des groupes de travail qui oeuvrent pour le conseil
d’administration du REF-Union.

Elles ont un caractère consultatif ou exécutif.

10.2 - Liste

Le conseil d’administration, conformément à l’article 5 g des statuts du
REF-Union et sur proposition du bureau exécutif, désigne des commissions
à qui il confie des tâches et des responsabilités particulières.

Le nombre de commissions et les domaines dans lesquels elles exercent
leurs responsabilités ne sont pas limités.

Le conseil d’administration, en fonction des besoins du REF-Union, peut
mettre en place toute commission ou en suspendre l’activité, à
l’exception des commissions suivantes qui, elles, ont un caractère
permanent :

la commission de contrôle financier,
la commission de la communication (revue périodique, F8REF, serveur
télématique),
la commission statuts,
la commission distinctions/sanctions,
la commission d’exploitation et de défense des bandes radioamateur.
10.3 - Mission

La mission et les objectifs de chaque commission sont définis, en accord
avec ladite commission, par le conseil d’administration du REF-Union.

Chaque commission agit dans un domaine spécifique et rend compte
périodiquement de ses travaux.

Elle dispose, par délégation du président du REF-Union, de l’autorité
nécessaire à sa tâche dans des conditions et des limites qui sont
précisées.

10.4 - Composition

Les membres qui composent chaque commission sont désignés par le
président du REF-Union avec l’accord du conseil d’administration et du
responsable de ladite commission, si ce dernier est déj&a