Article rédigé en partenariat avec la société Docage
La signature électronique connaît une véritable explosion des usages de fait de la combinaison de plusieurs facteurs. Le premier indéniable est l'orientation des contractualisations et des services vers le tout numérique, qui limite les échanges présentiels permettant de profiter de signatures manuscrites. La seconde est le contexte sanitaire de ces deux dernières années qui a justement amené à doper le recours aux échanges à distance, et donc aux services à s'adapter.
Mais c'est quoi, la signature électronique ?
La signature électronique vise les mêmes intérêts que la signature manuscrite : elle note un engagement de l'auteur qui certifie de son identité via sa signature pour la validation d'un devis, d'un contrat ou toute autre forme de document d'importance qui nécessite ces notions d'identification et d'engagement. La version électronique de la signature repose sur le même principe, à ceci près que l'utilisateur n'a pas besoin de signer un document avec un stylo ni même d'être physiquement présent. Plus qu'un simple texte griffonné sur un bout de papier, il s'agit d'un certificat numérique qui profite d'un mécanisme de chiffrement qui assure l'authenticité et la provenance de la signature pour garantir ainsi l'identification formelle de l'auteur. Le Sénat français s'était déjà penché sur la question dès 1999 dans un projet de loi, ce n'est donc pas quelque chose de récent, mais qui tend , enfin, aujourd'hui à s'imposer.
Par exemple en France, la société Docage propose depuis quelques années une solution simple et rapide qui permet de signer des documents à distance. Solution française, Docage offre quelques avantages non négligeables pour les micro-entrepreneurs puisque les outils proposés sont facilement intégrables sous la forme de solutions clé en main.
Pas la peine donc de développer un logiciel quelconque ou même de s'offrir les connaissances d'un service juridique pour garantir la conformité des certificats ou même le respect de la gestion des données personnelles. Le service de signature électronique de Docage est conforme au règlement eIDAS (identification électronique au service de confiance) applicable dans l'ensemble de l'Union européenne depuis 2016.
Se tourner vers des prestataires tiers permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles, mais ce n'est pas le seul avantage.
La solution de Docage est ainsi particulièrement simple, à la fois pour la mise en place au sein des structures comme pour les clients. Côté client, le seul équipement nécessaire est un smartphone qui permet de valider sa signature. Un système d'authentification forte email / SMS permet de valider l'identité du signataire, qui n'a pas besoin de créer de compte, en tout cas chez Docage comme nous avons pu le constater nous-mêmes lors d'une signature récente dans un contexte non professionnel. En marge de ces informations, le système de signature électronique mise sur un horodatage qualifié eIDAS pour certifier du document et de la signature, afin de la rendre conforme et légale sans processus complexe côté utilisateur. Les éléments récoltés permettent d'offrir une valeur juridique aux documents signés qui peuvent alors être reconnus en Europe ainsi qu'aux États-Unis.
Concrètement, il suffit de déposer son fichier à signer sur le site. Le client reçoit alors un mail l'invitant à consulter ledit document et à le signer. Il reçoit un code de validation par SMS et le certificat est ainsi généré, la signature électronique est réalisée et la société récupère ainsi le document signé accompagné du certificat de signature.
Concernant Docage, les données collectées sont stockées en France et conformes au RGPD ainsi qu'aux recommandations de la CNIL, un bon point donc pour choisir de préférence un acteur français. Un facteur qui pourrait également séduire les utilisateurs les plus réfractaires aux services numériques.
Autre avantage conséquent de la solution proposée par Docage : son prix.
Docage propose des offres par abonnement à partir de 4,90€ HT par mois, puis 0,75€ HT par document signé. Il s'agit là d'une offre flexible qui peut par ailleurs être révisée et optimisée via un simulateur en ligne proposant de tenir compte d'une estimation du volume de signature mensuelle attendue.
La flexibilité se constate à plusieurs niveaux : il est ainsi possible d'ajouter un cosignataire ponctuel pour 0,50€ HT par document signé et les crédits Docage Signature ne se périment pas, les documents refusés par le signataire ne sont ainsi pas facturés ou débités du crédit disponible.
Par ailleurs, l'offre s'accompagne de divers outils. Outre les différentes vidéos explicatives relatives à la gestion du logiciel, Docage propose un ensemble de modèles de documents, un module de gestion des membres dynamiques, un module de relances automatiques... Une solution d'archivage des documents signés est également proposée pour une durée de 10 ans.
Le système de signature électronique devrait s'imposer plus largement dans notre quotidien et pour un nombre grandissant d'actes officiels dans les années qui s'annoncent. Le développement de ce type d'offres simplifiées et économiques devrait permettre d'accélérer le déploiement de la signature électronique auprès des petites entreprises jusqu'aux particuliers, avec pourquoi pas l'abandon définitif de la signature papier d'ici à 10 ans.
