De la plus petite entreprise (TPE) en passant par les PME et même les plus grosses structures, toutes dépendent de la signature de devis et de contrats afin de poursuivre leur activité économique. Problème, en ces temps de crise sanitaire cet acte banal devient de plus en plus complexe, les déplacements et rendez-vous physiques étant de plus en plus limités.
Une solution existe toutefois à ce problème dont nous vous avions déjà parlé par le passé, à savoir la signature électronique. Cette avancée est à l'image de l'état français qui bascule de plus en plus ses services administratifs vers le tout numérique (impôts...), mais également des entreprises qui sont concernées avec le projet de loi Finances 2020 qui vise à les contraindre, quelle que soit leur taille, à adopter la facturation électronique afin d'optimiser le fonctionnement général des sociétés et de mieux protéger les consommateurs. Le tout numérique est en marche et rien ne semble pouvoir l'arrêter.
Pour en revenir à la signature électronique des documents, nous avons décidé d'interroger le français Docage qui propose ce système de signature électronique avec toutes les garanties légales afin de faire signer numériquement vos documents sans vous déplacer et sans échange de courrier, mais bien entendu ce type de service est proposé par de nombreux autres groupes.
Stéphane ROZE, fondateur de Docage, confirme ainsi que c’est souvent une crise qui pousse une entreprise à rechercher une solution pour sécuriser ses transactions commerciales :
« Parmi les motivations nous entendons fréquemment des entrepreneurs nous dire qu’ils viennent d’avoir une perte importante à cause d’une négligence dans le parcours de signature. Que ce soit l’absence de signature d’un devis parce que l’accord a été donné par téléphone, ou encore un contrat signé égaré ou détruit et qui n’a pu être présenté lors d’un litige. Cela pousse les chefs d’entreprise à trouver une solution pour que cela ne se reproduise pas. C’est à ce moment qu’ils découvrent la signature électronique ou qu’ils s’y intéressent plus sérieusement.
Ceux qui connaissaient le procédé ont, hélas, attendu trop tard. Pour la plupart ils pensaient que c’était inaccessible financièrement ou qu’il fallait réaliser des développements spécifiques. Même s’ils l’utilisaient déjà pour signer des documents de leur banque ou leur assureur, ils n’avaient pas envisagé de l’utiliser pour leur propre activité commerciale.
Je vous laisse imaginer leur désarroi lorsqu’on leur annonce qu’en 5 minutes la plateforme est prête à fonctionner, et qu’un document signé, distribué et archivé pour 10 ans ne leur coûte que 0,75 €. »
En quoi rapprochez-vous la crise du Covid-19 de la situation de ces entrepreneurs ayant subi un préjudice ?
« Il y a des chances qu’avec un fort ralentissement de l’économie mondiale, voire une paralysie comme en Italie, que des accords commerciaux qui habituellement se passent sans aucun problème, de gré à gré et sans formalisme, génèrent une augmentation des contentieux à cause de la défaillance de certains clients que l'on pensait solides.
Mettre en place la signature électronique dès maintenant c’est prendre les devants et sécuriser ses ventes.
Mais au-delà de l'aspect sécurisation, c'est bien l'aspect distant et instantané de notre solution qui va permettre de continuer à faire tourner la machine commerciale lorsque les déplacements sont limités. Non seulement il n'y a pas d'allongement des délais de signature, mais c'est aussi un moyen de contractualiser pleinement compatible avec le télétravail. »
En pratique, comment les documents sont-ils signés ?
« Nos clients déposent leur document à signer sur la plateforme Docage, indiquent l'email et le téléphone portable de leur client. Ce dernier reçoit une invitation à signer, il consulte le document sur notre plateforme en suivant le lien, il saisit ensuite le code SMS qu'il a reçu et le document est signé avec toutes les garanties légales et un horodatage qualifié. Le document signé est automatiquement envoyé par email aux deux parties. »
Comme de nombreux entrepreneurs le constatent déjà dans leur quotidien, mais également les particuliers (chez leur notaire par exemple), la signature électronique commence vraiment à se déployer de plus en plus, allant vers une plus grande facilité d'utilisation et surtout une rapidité de mise en place inégalée.
Par exemple, au sein même de la rédaction de GNT, pour certains de nos accords de non-divulgation (quand nous recevons du matériel en avant-première, mais que nous n'avons pas le droit d'en parler avant une date fixée), il nous arrive de plus en plus de signer ces documents de façon électronique, en un seul clic en quelques secondes. Il faut avouer que cela change du fastidieux procédé traditionnel avec l'impression du document, la signature de toutes les pages, le scan de tous les documents puis l'envoi par email... Une avancée à saluer !
